¿Sientes que no llegas a todo? Aprende a administrar tu tiempo
¿Te sientes desbordado y con la sensación de que no puedes llegar a realizar todo aquello que te propones?
El sentimiento de querer llegar a todo, de hacer más para tener mayores resultados, hará que pienses que te falta tiempo.
Contra más cosas quieres hacer, será más difícil mantener el foco en tus verdaderas prioridades y las de la compañía. Si tu atención está en querer resolver todas las tareas, en el corto plazo, te sentirás bloqueado.
¿Cómo hacer frente a esta sensación de falta de tiempo?
Para resolver la situación, has de dejar de poner el foco en tu lista de trabajos a realizar que te genera ansiedad y destinar un tiempo para parar, que te permita reflexionar sobre los temas que de verdad requieren tu atención y son prioritarias para ti y para la compañía.
Las emociones que emanan del sentimiento de escasez de tiempo, nos bloquean y no nos dejan hacer las cosas de forma adecuada, siendo eficientes en el tiempo esperado. Por ello es básico parar y pensar. Tómate una pausa para pensar desde la tranquilidad cuáles son los primeros pasos para abordar los temas pendientes en función de su prioridad.
¿Cómo gestionar esta contradicción?
Estamos ante una situación de contradicción- ¿Cómo voy a parar si me falta tiempo? Cuando te sientes desbordado por todo lo que tienes que hacer, acostumbras a destinar mucho tiempo a pensar que es totalmente irrealizable. En este momento de bloqueo, el tiempo que destinas a revisar los temas pendientes para ser más eficiente, te lleva a ser menos productivo y a tener menor control sobre el tiempo disponible. Cuando más miras el reloj, más ansiedad te genera y en consecuencia se reduce tu efectividad.
¿Cómo puedes administrar de forma adecuada tu tiempo para abordar todos los temas pendientes con productividad?
1. Primero, al revisar tu lista de pendientes, evita la tentación de realizar aquellos que te llevan menos tiempo y son fáciles de resolver para ti. Revisa la lista poniendo el foco y la atención en aquello que es importante y urgente. Habitualmente hay una tendencia a coger de nuestra lista los temas que son más fáciles de abordar para hacerla más corta de forma rápida. Acostumbran a ser temas que no son prioritarios y que no nos llevan a ser más efectivos.
2. Identifica tus prioridades. Aquellos temas importantes y/o urgentes. Para ello puedes utilizar la matriz de Eisenhower[APP1] (técnica que te ayuda a priorizar las tareas de tu lista de pendientes con eficiencia a partir de su importancia e urgencia) o bien utilizar tus propios métodos. Una vez has clasificado los temas según su urgencia e importancia es clave ser consciente de cuáles de ellos van a requerir una planificación y los recursos necesarios para llevarlo a cabo (colaboradores, inversión económica, …)
3. Por otro lado, controla a tus “ladrones del tiempo”. Aquellas personas que reiteradamente te interrumpen o bien te solicitan los temas siempre de manera urgente. Estas situaciones requieren que practiques la asertividad. Aprende a decir NO, o NO en este momento y explorar juntos cuando es de verdad precisa tu contribución. No generes falsas expectativas y ofrece alternativas.
4. Gestiona tu agenda de modo que los temas los puedas llevar a cabo sin auto presionarte. Evita ser tu mismo quien te exijas abordar los temas desde la inmediatez o con plazos muy ajustados.
5. Cuando finalices un tema, tómate un pequeño respiro antes de iniciar un nuevo tema.
6. Planifica tu jornada de trabajo. Destina un momento en el dia para revisar los temas pendientes y ver cuáles requieren tu atención.
La buena gestión del tiempo es un factor crítico para la eficiencia de las organizaciones. Es importante saber identificar si de verdad tenemos un problema de tiempo o bien es una creencia a la que nos conducen nuestros bloqueos en momentos de mucho estrés.