Saturación digital – Eficiencia y motivación en el nuevo entorno

El momento actual nos ha llevado en muchos casos a la necesidad de redefinir el modelo de negocio y en consecuencia revisar nuestros procesos y modo de mantener una comunicación eficiente con nuestros equipos.

La velocidad con la que las empresas se han tenido que adaptar a la nueva situación ha hecho que en ocasiones se haya abusado de las reuniones virtuales y horas de conexión, llegando a alcanzar la saturación digital, conocida hoy como fatiga virtual.

¿Cómo teletrabajar de forma eficiente sin caer en la fatiga virtual?

La implementación digital no está todavía muy desarrollada y es diversa. Cada empresa tiene su modo de afrontar la situación. A ello se le añade la capacidad o no de los trabajadores de adaptarse a las nuevas tecnologías. Tanto los líderes como las personas que están bajo su responsabilidad han de adaptarse y capacitarse.

Es clave descubrir cuál es el mejor modo de trabajar en remoto, en cada empresa e incluso en cada área de la misma, para mantener una adecuada conexión con las personas del equipo.

Cuando volvamos a vivir con cierta normalidad, este tipo de reuniones seguirán. Por ello hemos de hacer que sean eficientes y aprovechar los beneficios que nos aportan: reunirse de forma rápida con personas que no están en un mismo lugar, ahorro de costes logísticos, …

El trabajo en remoto requiere dotar a los colaboradores de las herramientas adecuadas, una formación constante y hacer que se sientan acompañados en su proceso de adaptación. Muchas de las personas que hoy están en teletrabajo no están familiarizadas con la tecnología y esto puede suponer una limitación para ser eficientes y conseguir los resultados esperados.

Por este motivo, se deben evitar la fijación de reuniones sin un propósito claro. No es lo mismo si deseamos hacer seguimiento de los temas en curso, que reunirnos para trabajar en un planteamiento estratégico. Por ello, no todas las reuniones han de tener el mismo tratamiento, ni la misma frecuencia y duración.

La primera pregunta a resolver es ¿Qué deseo obtener de esta reunión?   y ¿Qué reuniones tengo programadas que no van a aportar valor?

Asegúrate de que su celebración es relevante para avanzar en el trabajo y tomar las decisiones adecuadas que permitirán alcanzar los objetivos planteados.

También hay factores que dependen de cada uno. La saturación a veces la provocamos nosotros mismos por no tener horarios y mantenernos conectados de forma permanente, incluso fuera de la jornada laboral. Si a eso le añadimos la multitud de reuniones a la que se nos convoca, es un sin vivir.

Necesitamos desarrollar nuestra capacidad de adaptación, nuestra flexibilidad. Es una cualidad que bien gestionada aporta gran valor. Como ejemplo, hablemos de la conciliación. Cuando estamos trabajando en casa, ¿sabemos separar el trabajo de nuestra vida personal?

10 consejos para ser eficientes

• Tener claridad sobre la nueva realidad y el propósito de los encuentros que organizamos.
• Revisar los procesos para adecuarnos a la nueva forma de trabajar.
• Ser capaces de autogestionar nuestro trabajo, nuestro tiempo y necesidades.
• Limitar el número de reuniones a las estrictamente necesarias: Las reuniones han de tener un propósito definido más allá del encuentro.
• Identificar el tipo de reunión que necesitamos: Táctica, estratégicas, Individuales, …

Mantén contactos individuales con un cierto rigor con las personas del equipo (por teléfono, mensajes y/o videollamada)

• Preparar una agenda previa con los temas a tratar, abierta a las aportaciones de los convocados. Si durante la reunión surgen temas que no están directamente relacionados con el propósito de la reunión, propón tratarlos en otro momento.
• Identificar qué personas deben asistir que puedan aportar valor al tema y estén implicadas.
• Planifica el tiempo que consideres adecuado para la reunión y respétalo. Después de dos horas de conexión la atención disminuye.
• No realices reuniones consecutivas. Ha de haber un tiempo de descanso y relajación: espacio para moverse, separar la vista de la pantalla,…
• Haz que sean dinámicas y muestren contenidos que inviten a la interacción y potencien el trabajo en equipo y la corresponsabilidad.

Los entornos laborales de esta nueva etapa requieren más humanidad, flexibilidad, formalidad, favoreciendo la conciliación a la vez que manteniendo la motivación y eficiencia en el trabajo.