¿Sientes que no llegas a todo? Aprende a administrar tu tiempo

¿Te sientes desbordado y con la sensación de que no puedes llegar a realizar todo aquello que te propones?

El sentimiento de querer llegar a todo, de hacer más para tener mayores resultados, hará que pienses que te falta tiempo.

Contra más cosas quieres hacer, será más difícil mantener el foco en tus verdaderas prioridades y las de la compañía. Si tu atención está en querer resolver todas las tareas, en el corto plazo, te sentirás bloqueado.

¿Cómo hacer frente a esta sensación de falta de tiempo?

Para resolver la situación, has de dejar de poner el foco en tu lista de trabajos a realizar que te genera ansiedad y destinar un tiempo para parar, que te permita reflexionar sobre los temas que de verdad requieren tu atención y son prioritarias para ti y para la compañía.

Las emociones que emanan del sentimiento de escasez de tiempo, nos bloquean y no nos dejan hacer las cosas de forma adecuada, siendo eficientes en el tiempo esperado. Por ello es básico parar y pensar. Tómate una pausa para pensar desde la tranquilidad cuáles son los primeros pasos para abordar los temas pendientes en función de su prioridad.

¿Cómo gestionar esta contradicción?

Estamos ante una situación de contradicción- ¿Cómo voy a parar si me falta tiempo? Cuando te sientes desbordado por todo lo que tienes que hacer, acostumbras a destinar mucho tiempo a pensar que es totalmente irrealizable. En este momento de bloqueo, el tiempo que destinas a revisar los temas pendientes para ser más eficiente, te lleva a ser menos productivo y a tener menor control sobre el tiempo disponible. Cuando más miras el reloj, más ansiedad te genera y en consecuencia se reduce tu efectividad.

¿Cómo puedes administrar de forma adecuada tu tiempo para abordar todos los temas pendientes con productividad?

1. Primero, al revisar tu lista de pendientes, evita la tentación de realizar aquellos que te llevan menos tiempo y son fáciles de resolver para ti. Revisa la lista poniendo el foco y la atención en aquello que es importante y urgente. Habitualmente hay una tendencia a coger de nuestra lista los temas que son más fáciles de abordar para hacerla más corta de forma rápida. Acostumbran a ser temas que no son prioritarios y que no nos llevan a ser más efectivos.

2. Identifica tus prioridades. Aquellos temas importantes y/o urgentes. Para ello puedes utilizar la matriz de Eisenhower[APP1]  (técnica que te ayuda a priorizar las tareas de tu lista de pendientes con eficiencia a partir de su importancia e urgencia) o bien utilizar tus propios métodos. Una vez has clasificado los temas según su urgencia e importancia es clave ser consciente de cuáles de ellos van a requerir una planificación y los recursos necesarios para llevarlo a cabo (colaboradores, inversión económica, …)

3. Por otro lado, controla a tus “ladrones del tiempo”. Aquellas personas que reiteradamente te interrumpen o bien te solicitan los temas siempre de manera urgente. Estas situaciones requieren que practiques la asertividad. Aprende a decir NO, o NO en este momento y explorar juntos cuando es de verdad precisa tu contribución. No generes falsas expectativas y ofrece alternativas.

4. Gestiona tu agenda de modo que los temas los puedas llevar a cabo sin auto presionarte. Evita ser tu mismo quien te exijas abordar los temas desde la inmediatez o con plazos muy ajustados.

5. Cuando finalices un tema, tómate un pequeño respiro antes de iniciar un nuevo tema.

6. Planifica tu jornada de trabajo. Destina un momento en el dia para revisar los temas pendientes y ver cuáles requieren tu atención.

La buena gestión del tiempo es un factor crítico para la eficiencia de las organizaciones. Es importante saber identificar si de verdad tenemos un problema de tiempo o bien es una creencia a la que nos conducen nuestros bloqueos en momentos de mucho estrés.

 [APP1]

Feedback constructivo

El feedback constructivo es necesario e impacta directamente en los buenos resultados de la compañía. Para nuestros colaboradores es importante recibirlo con regularidad.

Ha de ser honesto si queremos que contribuya al desarrollo de talento. No sólo se debe hablar de lo que está bien hecho, también se ha de hablar de aquello que se ha de mejorar y con ello ayudar a provocar el cambio.

En ambos casos, tanto si es para una persona que no está realizando bien su trabajando, como si es para un trabajador ejemplar, es importante dárselo a conocer a lo largo del año y no esperar a una evaluación final.

Feedback constructivo en el entorno laboral

Si un empleado se siente perdido y comete errores, ¿para qué esperar un año para hablarlo con él? Hablar de los hechos cuando suceden ofrece la oportunidad de tomar las medidas correctoras necesarias y adecuadas para abrir un proceso de mejora y redirigir el tema.

En caso de que la persona tenga un bajo desempeño, ofreciéndole el acompañamiento adecuado y capacitándole para hacer un buen trabajo puede representar un cambio radical en su desarrollo personal y profesional y en los resultados de la compañía.

Si se trata de un trabajador ejemplar, ¿para qué esperar a darle un reconocimiento? En este caso, el valor del reconocimiento en el momento de haber llevado la acción, tendrá más valía para la persona. Si esperamos y no lo damos en el día a día, podemos llegar a provocar dudas sobre la importancia del trabajo que ha realizado, pudiendo llegar a la desmotivación y en el peor de los casos incluso a una posible fuga de talento.

En alguno de los procesos de coaching en los que el directivo manifestaba su aprobación y agrado en la forma de trabajar de alguno de sus colaboradores. Ante la pregunta de cómo daba reconocimiento a la persona por el buen trabajo, la respuesta más frecuente era: “Sabe que si no digo nada es que está bien” o “Sabe que el trabajo bien hecho es lo que se espera de ella”, …  a lo que añadían: “por ello, en estos casos, no es preciso expresarlo. Ya es conocido por todos”. Invito a aquellas personas que no verbalizan un «bien hecho», «vale la pena compartir esta experiencia con tus compañeros”, “me gusta como has resuelto el tema” o simplemente muestren un gesto de aprobación, prueben el efecto que tiene hacerlo. 

Añadiría también, que para que el feedback sea claro y tenga valor, que no se centre sólo en un número (1-5) o en una palabra (mal, regular, bien, excelente). El receptor de las apreciaciones ha de comprender con claridad qué es lo que hace bien y qué es lo que hace mal y es mejorable. De este modo, habrá crecimiento.

Si además creamos un espacio de autoevaluación previo a la evaluación en el que el colaborador pueda evaluar su propio desempeño, tome consciencia de lo que aporta y lo que puede mejorar, el momento de la evaluación será más enriquecedor para ambas partes.

Vale la pena establecer un sistema que permita valorar de forma periódica el rendimiento de los colaboradores de manera cualitativa y cuantitativa, dando el apoyo adecuado y empoderando a las personas para elevar su motivación y desempeño., contribuyendo así a mejores resultados.

“El éxito de una empresa es simplemente el reflejo de la actitud, grado de motivación y compromiso de las personas que la forman (Camilo Cruz)

Saturación digital – Eficiencia y motivación en el nuevo entorno

El momento actual nos ha llevado en muchos casos a la necesidad de redefinir el modelo de negocio y en consecuencia revisar nuestros procesos y modo de mantener una comunicación eficiente con nuestros equipos.

La velocidad con la que las empresas se han tenido que adaptar a la nueva situación ha hecho que en ocasiones se haya abusado de las reuniones virtuales y horas de conexión, llegando a alcanzar la saturación digital, conocida hoy como fatiga virtual.

¿Cómo teletrabajar de forma eficiente sin caer en la fatiga virtual?

La implementación digital no está todavía muy desarrollada y es diversa. Cada empresa tiene su modo de afrontar la situación. A ello se le añade la capacidad o no de los trabajadores de adaptarse a las nuevas tecnologías. Tanto los líderes como las personas que están bajo su responsabilidad han de adaptarse y capacitarse.

Es clave descubrir cuál es el mejor modo de trabajar en remoto, en cada empresa e incluso en cada área de la misma, para mantener una adecuada conexión con las personas del equipo.

Cuando volvamos a vivir con cierta normalidad, este tipo de reuniones seguirán. Por ello hemos de hacer que sean eficientes y aprovechar los beneficios que nos aportan: reunirse de forma rápida con personas que no están en un mismo lugar, ahorro de costes logísticos, …

El trabajo en remoto requiere dotar a los colaboradores de las herramientas adecuadas, una formación constante y hacer que se sientan acompañados en su proceso de adaptación. Muchas de las personas que hoy están en teletrabajo no están familiarizadas con la tecnología y esto puede suponer una limitación para ser eficientes y conseguir los resultados esperados.

Por este motivo, se deben evitar la fijación de reuniones sin un propósito claro. No es lo mismo si deseamos hacer seguimiento de los temas en curso, que reunirnos para trabajar en un planteamiento estratégico. Por ello, no todas las reuniones han de tener el mismo tratamiento, ni la misma frecuencia y duración.

La primera pregunta a resolver es ¿Qué deseo obtener de esta reunión?   y ¿Qué reuniones tengo programadas que no van a aportar valor?

Asegúrate de que su celebración es relevante para avanzar en el trabajo y tomar las decisiones adecuadas que permitirán alcanzar los objetivos planteados.

También hay factores que dependen de cada uno. La saturación a veces la provocamos nosotros mismos por no tener horarios y mantenernos conectados de forma permanente, incluso fuera de la jornada laboral. Si a eso le añadimos la multitud de reuniones a la que se nos convoca, es un sin vivir.

Necesitamos desarrollar nuestra capacidad de adaptación, nuestra flexibilidad. Es una cualidad que bien gestionada aporta gran valor. Como ejemplo, hablemos de la conciliación. Cuando estamos trabajando en casa, ¿sabemos separar el trabajo de nuestra vida personal?

10 consejos para ser eficientes

  • Tener claridad sobre la nueva realidad y el propósito de los encuentros que organizamos.
  • Revisar los procesos para adecuarnos a la nueva forma de trabajar.
  • Ser capaces de autogestionar nuestro trabajo, nuestro tiempo y necesidades.
  • Limitar el número de reuniones a las estrictamente necesarias: Las reuniones han de tener un propósito definido más allá del encuentro.
  • Identificar el tipo de reunión que necesitamos: Táctica, estratégicas, Individuales, …

Mantén contactos individuales con un cierto rigor con las personas del equipo (por teléfono, mensajes y/o videollamada)

  • Preparar una agenda previa con los temas a tratar, abierta a las aportaciones de los convocados. Si durante la reunión surgen temas que no están directamente relacionados con el propósito de la reunión, propón tratarlos en otro momento.
  • Identificar qué personas deben asistir que puedan aportar valor al tema y estén implicadas.
  • Planifica el tiempo que consideres adecuado para la reunión y respétalo. Después de dos horas de conexión la atención disminuye.
  • No realices reuniones consecutivas. Ha de haber un tiempo de descanso y relajación: espacio para moverse, separar la vista de la pantalla,…
  • Haz que sean dinámicas y muestren contenidos que inviten a la interacción y potencien el trabajo en equipo y la corresponsabilidad.

Los entornos laborales de esta nueva etapa requieren más humanidad, flexibilidad, formalidad, favoreciendo la conciliación a la vez que manteniendo la motivación y eficiencia en el trabajo.